POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Introducción:
Este documento presenta los lineamientos generales para la protección de datos personales en Simba Software, incorporando en todas sus actuaciones el respeto por la protección de los datos personales e integrándose con las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y por a la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Alcance:
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por Simba Software, considerado como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.
Definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Confidencialidad: característica/propiedad por la que la información no está disponible o
revelada a individuos, entidades, o procesos no autorizados.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado
civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición,
así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
Integridad: Característica o propiedad de salvaguardar la exactitud y completitud de los
activos de información.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Descripción de la Política:
Simba Software, en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación asociada, se compromete a realizar un tratamiento adecuado y conforme a la Ley de los datos recogidos, usados y almacenados en pro de mantener y mejorar la gestión, uso y protección de los datos tanto sensibles como públicos.
Lineamientos:
a. Principios rectores:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos
personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las
demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve
el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento
de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de ley y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales,
salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de
datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales
cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los
términos de la misma.
b. Derechos de las personas:
Simba Software implementa de manera permanente las acciones necesarias para dar
efectividad al derecho consagrado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por lo que da a
conocer a todos sus clientes, colaboradores y proveedores los derechos que se derivan de
la protección de datos personales y que se relacionan a continuación:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en
conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Según el artículo 20, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012, relacionado con la Legitimación para el ejercicio de los
derechos del Titular, podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
c. Atención de consultas y reclamos
En cualquier momento, el titular podrá solicitar a Simba Software, como responsable de los
datos personales, que le proporcione información sobre los mismos, realizar una
actualización, rectificación, corrección, inclusión o exclusión de la base de datos.
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos
personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse
con Simba Software al correo electrónico recursoshumanos@simba.co, o radicar su
consulta o reclamo de forma escrita en nuestra Sede Principal: Carrera 15 No. 98 – 42
Oficina 402, Bogotá – Colombia, en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 12:00 y de
14:00 a 17:00.
Según el artículo 9, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012, la solicitud de supresión de la información y la
revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos. El responsable y el encargado, en este
caso Simba Software, deberá poner a disposición del Titular, mecanismos gratuitos y de
fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la
autorización otorgada.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:
Al menos una vez cada mes calendario.
Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la
información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable
sólo podrá cobrar el Titular los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de
documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de
recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá
demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el
soporte de dichos gastos, según se expresa en el artículo 21, del Decreto Número 1377 de
2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Simba Software dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la
Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto,
la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición
para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción
clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno
de los derechos.
Toda solicitud, para ser tramitada, debe presentarse por el titular de los datos o por su
representante legal; por lo tanto, Simba Software se reserva el derecho de verificar la
identidad del peticionario mediante cualquier medio.
Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta,
las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
plazo.
Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán
contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho
(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Simba Software, como responsable del tratamiento de sus datos personales deberá
conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que
tienen de dar a conocer a los titulares la existencia de políticas del tratamiento de la
información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales
conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.
Actividades y Finalidad del Tratamiento de los Datos:
La Información proporcionada por el titular del dato a Simba Software Se requiere para ser
recolectada, almacenada, usada, circulada, procesada o se le de tratamiento para:
Realizar a través de medios electrónicos o físicos actividades de mercadeo, promoción
de cursos o actividades académicas e inteligencia de mercados.
Generar una comunicación óptima relacionada con nuestros eventos, productos,
servicios, alianzas, estudios, contenidos de nuestra empresa, así como los de nuestras
sociedades vinculadas.
Realizar actividades de evaluación sobre la calidad de nuestros productos y/o servicios.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y
empleados.
Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios relacionados con el giro
ordinario del objeto social de nuestra empresa.
Establecer una relación directa con nuestros clientes e interesados de nuestros
servicios.
A su vez, el titular del dato conoce y acepta que sus datos podrán ser utilizados para
promover, enviar, elaborar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o
eventos de carácter comercial o académico de Simba Software, mediante el envío de Email,
Mensajes de texto (SMS o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo o digital de
comunicación creado o por crearse.
Simba Software y sus empresas vinculadas y aliadas podrán, de manera total o parcial,
captar, almacenar, tratar, recolectar, comercializar, reproducir, traducir, adaptar, extraer,
compendiar, transmitir, ceder, con o sin ayuda de la informática, los datos almacenados en
sus bases de datos digitales o físicas (manuales), sean que se hospeden en servidores
ubicados dentro o fuera del País (Colombia), manipulados, administrados, usados y divulgados por cualquiera de estas empresas y aquellas que se determinen como
responsables del tratamiento.
e. Compromisos de Simba Software
Simba Software se compromete con sus colaboradores, proveedores y clientes a
cumplir con el tratamiento adecuado y protección de los datos personales en los
aspectos jurídicos, tecnológicos y organizacionales.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido en la
entidad, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo
establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de
2013.
f. Sobre la autorización del Tratamiento de los datos personales
Según el Artículo 5, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 1581 de 2012, Simba Software, adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar,
en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento
de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas
las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia
del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de
datos que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier
persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012,
Simba Software, establecerá mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o
de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del
decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser
predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación
automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se
manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediantes conductas inequívocas del Titular
que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria
cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
g. Modificaciones a la Política de Tratamiento de los datos personales y al Aviso de Privacidad
Simba Software se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera
unilateral, su Política de Tratamiento de datos personales o el Aviso de Privacidad.
Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado con 15 días de anticipación a
través de su página web www.simba.co además, se conservarán las versiones anteriores.
Según el Artículo 13, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 1581 de 2012, cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento deberá ser
comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera
eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato
después de la notificación de la nueva política constituye la aceptación de la misma.
h. Vigencia de la Autorización de tratamiento de datos personales
El Titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del
momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que Simba
Software ejerza las actividades propias de su objeto social.
Objetivos de la política:
Garantizar la autenticidad, confidencialidad e integridad de los datos personales de
acuerdo a la Ley.
Incorporar en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales,
solicitando desde el ingreso del dato ya sea por medios físicos, electrónicos o telefónicos,
autorización para el uso de la información
Implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información (SGSI) de la organización.