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¿Qué es y cómo funciona la nómina electrónica?

mujer en el computador

Cuando se habla de nómina electrónica en Colombia, nos referimos a la generación del soporte de pago de nómina digital (electrónica) para la Dian, el cual se empezó a exigir este 2021 a través de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021. Esta se genera gracias a la aplicación de un software especializado que las empresas adquieren para su sistema contable.

 

El objetivo de este nuevo requisito de la Dian es unir la nómina generada por el software con el proceso que se realiza para el reporte de la facturación. De esta manera, al realizarse el pago de nómina a los colaboradores los módulos de cada uno se integrarán automáticamente al sistema de la Dian, y así realizar la debida validación de datos.

 

¿De qué manera se genera la nómina electrónica?

 

La nómina electrónica en 2021 exigida por la Dian es, en pocas palabras, un soporte del pago que se hace a cada empleado de una empresa, y este debe ser realizado por un software, que como mencionamos anteriormente, debe ser especializado, ya que es necesario que cumpla con ciertas regulaciones en cumplimiento de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021.

 

Los servicios de nómina electrónica juegan un papel fundamental para el cumplimiento de este objetivo, pues se encargarían por completo de realizar todo el proceso de manera eficiente y bajo todas las regulaciones exigidas. Esto quiere decir que no tendrás que preocuparte por este factor en ningún sentido, pues la ejecución reduce la probabilidad de errores a un mínimo.

 

¿Cada cuánto se debe generar la nómina electrónica?

 

La nómina electrónica exigida desde 2021 debe generarse cada mes sin tener en cuenta los tiempos de pago que se manejen en la empresa. Esto quiere decir que cada mes se debe realizar la debida gestión de la nómina electrónica exigida por la Dian sin importar el acuerdo establecido con los empleados en cuanto a tiempos de pago.

 

Con respecto a los días en que se debe enviar el correspondiente soporte, según el artículo 8 de la resolución, es dentro de los 10 primeros días calendario del próximo mes que se debe reportar. 

 

¿Es obligatorio generar nómina electrónica?

 

Si. A partir de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021 emitida por la Dian todo el que califiquen como contribuyentes del impuesto sobre renta y complementarios, realicen pagos derivados de una vinculación laboral deberán hacer cumplimiento de de esta normativa. El requisito aplica para empresas que tengan desde un empleado.

 

¿Los colaboradores deben recibir el soporte del pago de nómina?

 

En la normativa no se obliga a que el empleador envíe o comparta el soporte de pago, sin embargo, de ser necesario o si se desea hacer este se puede enviar de manera digital o impresa a cada empleado sin ningún problema. Es importante que tengas en cuenta que en el soporte se debe consignar información relacionada a la resolución, en específico, los artículos 5 y 17, además también hay que incluir el código QR de consulta rápida para que se puedan conocer los documentos legales.

 

Estos son los puntos principales que las empresas deberán tener en cuenta para la generación del soporte de pago exigido por la Dian, el cual puede ser tramitado de manera ágil y efectiva adquiriendo los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, ya que son soluciones certificadas por la DIAN para prestar de manera óptima este servicio.

 

Si deseas contar con el apoyo de profesionales para estar en cumplimiento de la nueva resolución de la Dian podemos ayudarte, recuerda que en Simba somos proveedores de nómina electrónica especializados y te proporcionamos un servicio de software especializado en gestión de nómina electrónica bajo la reglamentación exigida en la resolución 0013. ¡No dudes en contactarnos!

 

¿Cuánto tiempo tengo para implementar la nómina electrónica?

 

Según el calendario de implementación expuesto en la resolución 0013, los contribuyentes tendrán un plazo máximo para habilitarse en la plataforma de la Dian y elegir el proveedor tecnológico con el cual enviarán los documentos electrónicos. Por otro lado, las compañías tendrán una fecha máxima para realizar la respectiva implementación y hacer el envío de la primera nómina electrónica, dicho  tiempo se dividió por el número de colaboradores que manejan las compañías del país, iniciando con aquellos que tienen más de 250. Si requieres consultar el calendario de implementación y saber tu fecha límite puedes hacerlo ingresando al siguiente link

 

¿Qué es el CUNE?

 

El CUNE, es el Código único de nómina electrónica, es un código alfanumérico que se calcula por cada documento soporte de nómina electrónica.  Esto lo hace el proveedor tecnológico y debe mostrarse en el  documento soporte al igual que el código QR.

 

¿Necesito una nueva firma digital para el proceso de Nómina electrónica?

 

No es necesario que adquieras una nueva firma digital para tu proceso de nómina electrónica, puedes usar la misma firma que hoy utilizas para facturación electrónica o tu proveedor tecnológico puede firmar por ti. 

 

¿Qué datos mínimos debe mostrar el documento soporte de pago de nómina electrónica?

 

1. Debe estar denominado expresamente como: documento de soporte de pago de nómina electrónica.

 

2. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación Tributaria NIT – Sujeto Obligado.

 

3. Apellidos y nombre(s) y número de Identificación del beneficiario del pago.

 

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE.

 

5. Llevar el número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto.

 

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.

 

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.

 

8. El valor total diferencia, que corresponda a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

 

9. El contenido del documento soporte de pago de Nómina Electrónica, en relación con la información y contenido del artículo 20.

 

10. El medio de pago, que se utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.

 

11. Fecha y hora de generación.

 

12. La firma digital de acuerdo a las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN al momento de la generación para garantizar autenticidad , integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.

 

13. Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del software, nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas.

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