El documento de soporte de adquisiciones es un requerimiento al momento de adquirir un producto o servicio por parte de un proveedor que no está obligado a facturar. Si bien es cierto que como regla se estipula que toda persona en facultad de comerciante debe facturar, también hay casos en donde se hace una excepción de este lineamiento.

Esto se debe a una norma tributaria que clasifica a ciertas personas como no obligadas a facturar, y en cambio, es quien adquiere el bien o servicio generando un soporte de factura que respalde la compra. Pero, ¿quiénes no están obligados a facturar?

Antes, las personas naturales que no son responsables del pago del IVA en su ejercicio de venta se conocían como régimen simplificado. Es decir que aquellas personas que pertenecen a dicho régimen no están en obligación de facturar, a menos que vendan productos o servicios que estén excluidos de IVA y si los ingresos de ese ejercicio económico superan los 3.500 de la UVT (Unidad de Valor Tributario) del actual o pasado año.

¿Qué es el documento soporte de adquisición?

Es un documento que cumple la función de factura, pero como mencionamos antes, es emitida por la persona o empresa que realiza la compra de un producto o servicio. Este soporte también puede ser generado por el proveedor, sin embargo, al hacerlo entraría en cumplimiento de los requisitos exigidos a quienes deben facturar de manera obligatoria.

Documento de soporte reemplaza el documento equivalente a la factura

El documento equivalente a la factura era como anteriormente se conocía al que hoy es el documento de soporte de adquisiciones. En el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016 se aclara que ambos documentos cumplen la misma función sujeta al artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

En este orden de ideas, se entiende que tanto el documento de soporte como el documento equivalente hacen referencia al mismo registro de información requerida cuando se realizan compras a proveedores no obligados a facturar. A la fecha, ambos términos son válidos y la Dian los reconoce a ambos.

¿Cuándo se debe transmitir a la DIAN el documento de soporte?

Debido a las recientes exigencias de la Dian se ha estipulado que el documento de soporte de adquisición, al igual que las facturas, deberán ser transmitidas a la Dian. Se trata de las resoluciones 000042 de 2020 y 000012 de 2021, las cuales emitían las fechas en las que se debería transmitir este documento.

Sin embargo, el 5 de mayo del presente año, la Dian emitió la Resolución 000037 de 2021, en donde se habían aplazado las fechas para poner en marcha la nueva reglamentación. Ahora, este documento será exigido por la Dian a partir del 1 de agosto de 2021, hasta entonces, el documento se deberá hacer en físico.

¿Cuáles son los requisitos?

Al momento de emitir un documento de soporte de adquisiciones, la persona o empresa que realiza la compra deberá tener en cuenta los siguientes puntos que se solicitan en la Resolución 000042:

• Especificar detalladamente que se trata de un documento de soporte de adquisiciones efectuada por no obligados a facturar.

• Poner la fecha en que se genera el documento.

• Se deben colocar los datos correspondientes al proveedor: nombres y apellidos, o en su defecto, razón social, NIT (Número de Identificación Tributaria).

• En caso de que el proveedor no sea residente fiscal en Colombia y no se encuentre inscrito en el RUT, se deberá consignar la identificación que se otorga en el país de origen. 

• Los datos de quien adquiere el bien o servicio: nombre y apellidos, o razón social; y NIT.

• Señalar el número correspondiente a un sistema de numeración consecutiva de documento de soporte, indicando el rango y autorización de la Dian.

• Hacer mención del producto o servicio que se adquirió y su costo.

¿Por qué es necesario emitir este soporte de adquisiciones?

Es indispensable para llevar un registro de las actividades realizadas con proveedores que no emiten factura, ya que en procesos contables estos registros son necesarios para los reportes que permiten llevar la contabilidad de las empresas.

Además, al tener todos los registros disponibles digitalmente será más sencillo gestionar todos los procesos de facturación electrónica en la web. Esto facilitará en gran medida cumplir con los nuevos parámetros exigidos por la Dian.

¿Aún no te preparas para emitir el documento de soporte electrónicamente?

No te debes preocupar. Ahora, con el software de Simba es posible emitir todos los documentos exigidos por la Dian, al tiempo que facilita el registro y control de las actividades de tu empresa. Ponte en contacto con nosotros y recibe asesoría.