El envío del documento de soporte de pago de nómina electrónica es un requisito que la Dian exigirá a todas las empresas a partir del 2022. Para ello, se ha establecido un calendario en el que se indican las fechas de plazo para que todas las empresas realicen este cambio de manera progresiva; sin embargo, se han presentado ciertas modificaciones recientemente.

Hoy en Simba, te contamos de qué se tratan estos cambios en el calendario de implementación de la nómina electrónica y te aclaramos todas las dudas sobre este importante documento.

¿Qué es el soporte de pago de nómina electrónica?

Primero, es importante tener claro qué papel cumple este documento en la gestión del pago de nómina. Se trata del soporte de pago que se entrega a los trabajadores de una empresa en retribución por los servicios prestados en el marco de su relación laboral.

Este documento alberga información sobre los valores devengados y deducidos de la nómina, al igual que el valor total de la diferencia. Este soporte se genera con el fin de transmitirlo a la Dian, y debe ser uno por cada funcionario que sea retribuido, es decir, es una obligación del empleador.

¿En qué fecha se debe empezar a enviar el documento?

Según las resoluciones 000042 de 2020 y 000012 de 2021 emitidas por la Dian la fecha en que se daría inicio a la implementación de la nómina electrónica sería el 1 de julio de 2021. Sin embargo, el pasado 5 de mayo se emitió la Resolución 000037 de 2021, la cual aplaza las fechas en las que se empezará a exigir este requisito.

Ahora, el soporte de pago de nómina electrónica se iniciará a emitir a partir del 1 de agosto de 2021 y se estipula que finalizará en diciembre de este mismo año. 

También se presentó un cambio en los grupos en los que se habían clasificado las empresas para iniciar la implementación, pasando de 6 a 4, en donde se establecieron los pasos de la siguiente manera:

• Grupo 1: empresas con más de 250 empleados tendrán plazo desde el 1 de agosto hasta el 1 de septiembre de 2021.

• Grupo 2: empresas que tienen desde 101 hasta 250 empleados tienen plazo a partir del 1 de agosto hasta el 1 de octubre de 2021.

• Grupo 3: empresas que tienen desde 11 hasta 100 empleados tienen plazo a partir del 1 de agosto hasta el 1 de noviembre de 2021.

• Grupo 4: empresas que tienen desde 1 hasta 10 empleados tendrán plazo a partir del 1 de agosto hasta el 1 de diciembre de 2021.

En caso de que quieras empezar a transmitir los soportes de nómina antes del tiempo estipulado por la Dian puedes hacerlo sin ningún problema.

¿Qué se exige como requisito para emitir nómina electrónica?

Es necesario que cuentes con la habilitación por parte de la Dian para poder generar y emitir nómina electrónica, al igual que el documento de soporte. También es necesario tener una firma digital.

¿Qué debe tener el soporte de pago de nómina electrónica?

La información que se exige en este documento es:

• Fecha y hora en la que se genera el soporte.

• Información personal del empleado.

• Datos de la empresa.

• Identificación del proveedor tecnológico.

• Cada soporte de pago debe tener un código único.

• Número correspondiente al sistema interno de numeración consecutiva.

• Valores por conceptos correspondientes al valor devengado.

• Valores por conceptos correspondientes al valor deducido de nómina.

• Valor correspondiente a la diferencia entre el valor devengado menos el valor deducido de nómina.

• Medio de pago.

¿Dónde puedo encontrar el mejor proveedor?

Contar con un aliado con experiencia y soporte especializado y efectivo es indispensable al momento de implementar un software de nómina para tu empresa. En Simba, puedes encontrar todo esto y más para depositar la confianza necesaria al momento de gestionar los procedimientos que exige la Dian.

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De interés:

• ¿Qué es y cómo funciona la nómina electrónica?