La emisión de la Resolución 0013 del 2021 trajo consigo una importante serie de cambios con lo que respecta al manejo de la nómina en las empresas. El desarrollo y obligatoriedad de la emisión electrónica de este documento es uno de los nuevos requisitos que la DIAN de manera obligatoria.

El objetivo de la emisión electrónica del soporte de nómina es la optimización de los procesos que se deben ejecutar tanto interna como externamente en las empresas, es decir, el área contable y la DIAN. De esta manera se espera optimizar y automatizar tareas para que todas las compañías permanezcan al día con sus responsabilidades.

¿En qué consisten exactamente los cambios de la Resolución 0013 del 2021?

El parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario dictamina que la emisión de la nómina electrónica debe ser obligatoria, de esta manera la DIAN tendrá la facultad de acceder a la información correspondiente al pago de nómina de los empleados al momento exacto en que se realiza el envío.

La mejor manera de garantizar el cumplimiento de este requisito es contar con un sistema de software para nómina especializado con el cual se puedan gestionar los datos y proceder con la correspondiente emisión de los soportes que requiere la DIAN. Esta es una solución eficiente en muchos sentidos debido a los múltiples beneficios que ofrece.

¿Con qué frecuencia se debe emitir la nómina electrónica?

Según lo determina el artículo 3 de la Resolución 0013, el soporte de nómina electrónica se debe enviar de manera mensual. Esta obligatoriedad se debe cumplir en este plazo, sin importar los tiempos de pago que manejan las empresas.

Es importante tener en cuenta que si bien el tiempo de emisión se debe llevar a cabo dentro de los plazos establecidos por la Resolución 0013, también es posible enviar ajustes y notas en los 10 primeros días del mes posterior al cual corresponde el pago del salario a los colaboradores. Esto ofrece la oportunidad de entregar información adicional que quizás no fue posible enviar anteriormente.

¿Quiénes están obligados a emitir nómina electrónica?

Este factor está especificado en el artículo 4 de la Resolución 0013, en donde se aclara que son los contribuyentes de impuesto sobre la renta y complementarios que, además, efectúan pagos y abonos derivados de un vínculo laboral formal. Es decir, todas las empresas que devenguen salario a uno o más empleados deben cumplir con este requisito.

Para que la totalidad de las empresas pudieran entrar en vigencia de este nuevo requerimiento, la DIAN estableció unos plazos en donde se dividieron las empresas por categorías y cierto tiempo para que en 2022 todas cuenten con el sistema de nómina electrónica.

¿Cómo implementar la nómina electrónica de forma efectiva?

Los software para nómina electrónica son la manera práctica y eficiente para cumplir con el requisito de envío del soporte de nómina la DIAN. Esto se debe a que son sistemas inteligentes que se han desarrollado especialmente para apoyar los procesos contables de las empresas.

La capacidad de los sistemas de software apoyan de manera transversal todas las tareas, permitiendo automatizar labores que antes debían realizar los trabajadores, lo que aumentaba significativamente el margen de error y la cantidad de tiempo empleado. Como resultado, será posible evidenciar mayor agilidad al momento de obtener reportes contables y convertir las fallas de datos en algo del pasado.

El alcance de los software de nómina electrónica se evidencia en las grandes ventajas que ofrece a las empresas, las cuales ya hemos mencionado anteriormente. Además, ciertos proveedores de nómina electrónica ofrecen funcionalidades que facilitan toda la gestión legal, como la actualización de requisitos que emiten las entidades competentes.

Si buscas un proveedor que te ofrezca todos estos beneficios más la calidad y confianza que necesitas para tu empresa puedes contar con Simba, pues contamos con una amplia experiencia y la certificación de la DIAN. No dudes en contactarnos y solicitar asesoría especializada.

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